6 Hal Penting Supaya Rapat Berjalan dengan Lancar dan Efektif
Dalam pekerjaan yang melibatkan orang banyak, meeting sepertinya sudah menjadi sebuah rutinitas. Informasi bisa disampaikan dan ini juga bisa menjadi kesempatan untuk berdiskusi tentang rencana ke depan.
Ada banyak koordinasi yang terjadi sehingga harapannya tidak ada miskomunikasi dan segala sesuatunya berjalan dengan lancar.
Mengambil dari sudut pandang seorang atasan, mengadakan sebuah pertemuan sebaiknya dilakukan secara efektif. Hal ini bertujuan agar waktu yang diluangkan oleh setiap peserta rapat dapat digunakan dengan maksimal.
Jika kamu hendak mengadakan rapat dalam waktu dekat, coba ikuti keenam tips ini agar kegiatan tersebut bisa berjalan dengan efektif.
1. Siapkan bahan atau informasi apa yang dibutuhkan dan hendak disampaikan
Sebelum rapat berlangsung, kamu sebaiknya tulis dulu hal apa saja yang nantinya akan kamu bicarakan selama rapat berlangsung. Kalau memang ada handout yang perlu dibagikan, siapkan sedari awal dan cek juga jumlahnya cukup untuk masing-masing peserta.
Pastikan juga alat pendukung seperti laptop, speaker, dan sebagainya sudah siap digunakan. Dengan begitu, apa yang akan kamu sampaikan, bisa berjalan lancar.
2. Siapkan rundown dengan estimasi waktu yang jelas
Setiap peserta rapat punya tanggung jawab masing-masing atas pekerjaannya. Mengikuti rapat berarti mereka akan meluangkan sebagian dari waktu mereka bekerja.
Kamu perlu memastikan berjalannya rapat tidak melebihi waktu yang telah kamu tetapkan sehingga mereka bisa segera menyelesaikan pekerjaan mereka hari itu. Penggunaan rundown bisa membantumu menangani hal ini.
3. Beri apresiasi atas kinerja tim yang baik
Selama rapat berlangsung, jangan pernah lupa untuk senantiasa menghargai usaha masing-masing divisi selama ini. Meski mungkin ada beberapa yang masih belum maksimal, mereka tetap perlu mendapatkan apresiasi. Barulah sesudahnya, kamu bisa memberikan kritik dan saran yang membangun sehingga mereka termotivasi untuk berusaha lebih baik lagi.
4. Beri kesempatan bagi para peserta rapat untuk bertanya
Rapat yang efektif adalah rapat yang memberikan kesempatan untuk komunikasi dua arah. Setelah semua orang yang berkepentingan telah menjalankan bagiannya, berikanlah kesempatan kepada para peserta rapat untuk sesi tanya jawab.
Bisa jadi ada beberapa bagian yang kurang dipahami sehingga butuh penjelasan ulang atau lebih lanjut. Dengan memberi kesempatan komunikasi dua arah, tidak ada lagi hal-hal membingungkan dan tak jelas.
5. Tentukan tempat yang nyaman
Hal ini tentu tidak kalah penting dari yang lain. Jumlah peserta tentu akan menjadi salah satu faktor penentu dalam memilih tempat untuk rapat.
Ketika hendak rapat, kamu perlu tahu berapa jumlah total peserta yang akan hadir. Dengan begitu, kamu bisa mencari ruangan atau tempat yang bisa menampung semua peserta rapat.
Kamu juga perlu memastikan juga semua hal yang kamu butuhkan selama rapat tersedia di tempat tersebut.
6. Beri contoh sikap yang diharapkan dari semua peserta
Menjadi seorang pemimpin tidak hanya sekedar memberikan instruksi saja, namun perlu menunjukkan contoh langsung dalam pekerjaan sehari-hari. Kalau kamu berharap para peserta rapat untuk hadir tepat waktu, hadirlah tepat waktu terlebih dahulu. Begitu pula dengan urusan main handphone, ngobrol sendiri, dan sebagainya. Mereka akan meniru apa yang kamu lakukan.
Waktu yang digunakan untuk rapat akan lebih efektif apabila kamu bisa memimpin jalannya rapat sesuai dengan estimasi yang sudah ditetapkan. Berikan kesempatan bertanya pada para peserta untuk memastikan informasi tersampaikan dengan baik. Datanglah lebih awal dan berikan contoh pada para peserta apa yang sebaiknya mereka lakukan saat menghadiri sebuah rapat.
